Cabinets comptables

L'ERP des entreprises, et l'outil de production de leur cabinet

Chaque société garde son dossier ; son expert-comptable y travaille avec exactement les droits que prévoit sa lettre de mission.

IRPEA sert deux publics avec les mêmes données : l'entreprise qui gère elle-même sa société, et le cabinet qui tient, révise et déclare pour un portefeuille de clients ; le cabinet ne recopie rien, il ouvre le dossier de son client, dans le périmètre de son mandat, et chaque action y est tracée à son nom.

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En un coup d'œil

Comptes, droits et flux entre le cabinet et ses clients

Le détail des flux (droits par profil, bascule vers un dossier client, télédéclaration et traitements en masse, ce que voit chaque espace) est dessiné sur la page Les espaces IRPEA et leurs flux de données.

Qui utilise IRPEA

Entreprise

TPE et PME qui gèrent elles-mêmes

Tout l’ERP
Une ou plusieurs sociétés
Menu et tableau de bord personnalisables

Entreprise accompagnée

Société qui travaille avec un comptable

Son espace de gestion
Invite son cabinet
Choisit ce que le cabinet voit

Cabinet d’expertise comptable

Cabinet avec une équipe

Portefeuille de dossiers
Menu dédié en huit domaines
Collaborateurs et affectations

Expert-comptable indépendant

Professionnel inscrit à l’Ordre, seul

Mode cabinet simplifié
Honoraires et lettres de mission
Même outillage de production

Un collaborateur de cabinet rejoint son cabinet sur invitation ; un cabinet est vérifié (inscription à l’Ordre) avant d’inviter des sociétés.

La relation cabinet ↔ société

🏛️ Le cabinet

• Associés, chefs de mission, collaborateurs, stagiaires, assistants
• Portefeuille de chaque collaborateur
• Double authentification exigée, dès l’abonnement

📜 Le mandat

• Lettre de mission signée en ligne
• Missions : tenue, révision, fiscal, social, paie, juridique, conseil
• Journal inaltérable de la relation

🏢 La société

• Garde son dossier et ses données
• Restreint, suspend ou résilie à tout moment
• Voit chaque action du cabinet dans son journal

Ce qu’un collaborateur peut faire dans un dossier

Son rôle au cabinet

un stagiaire saisit mais ne supprime pas

Les missions de la lettre

sans mission paie, pas d’accès à la paie

Le choix de la société

elle peut fermer ses ventes ou ses RH

Droit accordé

Le droit retenu est le plus bas des trois : un cabinet ne peut jamais en faire plus que ce que la lettre de mission et la société autorisent.

Le cycle du mois, de la pièce au conseil

1
Pièces
la société dépose factures et relevés, même en photo, ou répond à une demande
2
Relances
demandes à échéance, relances automatiques, questionnaires en ligne
3
Tenue
saisie, rapprochement bancaire, import d’un FEC pour reprendre un dossier
4
Déclarations
TVA préparée et contrôlée, acomptes calculés, DSN vérifiée, y compris en masse
5
Échéances
calendrier de chaque société selon son régime, rappels par e-mail
6
Conseil
tableaux de bord, analyses multi-dossiers, comparatifs, consolidation

Le cabinet suit tout sur un tableau de production mensuel, dossier par dossier, et chaque étape peut déclencher un e-mail au client grâce aux automatisations.

L’espace du client, à la main du cabinet

ERP complet

la société utilise tous les modules de son offre

Portail

un espace simple : tableau de bord, documents, demandes, messages, ventes

Sur mesure

le cabinet ouvre écran par écran, profil par profil, à ses couleurs

Le cabinet ne configure l’espace qu’avec l’accord de la société, qui peut le révoquer et retrouver son ERP complet.

Qui décide des e-mails envoyés

Plateforme — coupe ou impose un type de notification pour tous

Dossier — l’administrateur règle chaque type et chaque canal

Profil — une règle par rôle, si le dossier le souhaite

Utilisateur — chacun choisit ce qu’il reçoit, par e-mail ou dans l’application

Chaque niveau ne peut que restreindre le précédent ; les messages de sécurité (codes, mot de passe) partent toujours.

Le suivi fiscal de tout le portefeuille

Préparation de chaque client à la facturation électronique et missions fiscales en cours, sur un seul écran.

Score de préparation à la réforme par dossier, points à traiter, date d’émission obligatoire
Examens de conformité fiscale, contrôles, crédits d’impôt et dossiers dirigeants avec leurs échéances et alertes
Export CSV et ouverture directe de l’écran du dossier concerné

Un portefeuille, des dossiers, un seul sélecteur

Le tableau de bord du portefeuille calcule la santé de chaque dossier à partir de ses données réelles : obligations en retard ou proches, demandes de pièces sans réponse, dernière écriture, points de révision critiques, temps passé dans le mois ; chaque alerte nomme sa cause.

Listes des dossiers et des tâches personnalisables : colonnes, tri, filtres de vue, vues enregistrées et partagées à l'équipe, affichage imposé par profil
Packs de configuration (champs, formulaires, modules) proposés à vos dossiers clients : chaque société accepte ou refuse, rien n'est imposé
Cabinet et client sur les mêmes fiches sans écrasement : fusion automatique des modifications simultanées, fenêtre de conflit sur un même champ, historique champ par champ des tâches, des tiers et des factures
Sélecteur de contexte en haut de l'écran : « Mon cabinet », puis chaque société du portefeuille
Filtres par santé, mission et collaborateur, tri, pagination : fluide au-delà de 500 dossiers (requêtes agrégées, jamais une lecture par dossier)
Calendrier fiscal et social de tous les dossiers, issu du moteur d'obligations de chaque société selon son régime, et agenda d'équipe
Actions de masse sur la sélection (affecter un collaborateur, créer une demande ou une tâche, étiqueter), vues enregistrées, export CSV et Excel
Vue « Par fonction » : tous les dossiers × TVA, IS, liasse, CFE/CVAE, DAS2, DSN, comptes annuels, FEC, clôture, banque, pièces, demandes, honoraires — état, période, échéance et connexion à l'organisme par cellule, synthèse cliquable, filtres, vues enregistrées, export ; sélection puis préparer, contrôler, valider, télédéclarer, télécharger, relancer, affecter, étiqueter ou marquer déposé en masse, avec rapport dossier par dossier
Radar d'anomalies de tout le portefeuille, chaque jour : variations N / N-1 et mensuelles, soldes anormaux, découvert prolongé, doublons de factures, taux de TVA hors barème, écritures en période close, capitaux propres sous la moitié du capital, délais de paiement ; score par dossier, explication, lien vers l'écran à corriger, affectation au collaborateur, faux positifs mémorisés
Lettrage automatique clients et fournisseurs par référence, montant ou combinaison, écart de règlement toléré et comptabilisé, validation puis délettrage d'un lot ; en masse, seules les propositions sûres sont écrites
Situations intermédiaires mensuelles ou trimestrielles : bilan, résultat et SIG cumulés comparés à N-1, commentaire du collaborateur, PDF à la charte du cabinet déposé chez le client, génération en masse
Collecte et saisie du portefeuille : relevés CAMT.053, OFX, MT940 ou CSV, imputation bancaire qui apprend des corrections (règles par dossier, suggestions entre dossiers), Factur-X lu sans IA, adresse e-mail de collecte par dossier, dotations aux amortissements (linéaire, dégressif, composants), contrôle des notes de frais au barème kilométrique et ventilation analytique, en masse
Clôture guidée : contrôles de passage (balance, brouillons, comptes d'attente, rapprochement, anomalies) puis verrou de la période du dossier depuis la campagne de clôture
Dossier de travail de révision normé : feuilles référencées par cycle (trésorerie, clients, fournisseurs, stocks, immobilisations, capitaux propres, provisions, social, fiscal), programme de travail et assertions, soldes N / N-1, justificatifs liés à la GED du client, ajustements proposés puis reportés en écriture, points en suspens, visas de préparation et de revue horodatés, note de synthèse en PDF
Plaquette des comptes annuels à la charte du cabinet (logo, couleur) : page de garde, sommaire paginé, attestation de présentation au texte de la norme NP 2300, rapport de gestion éditable, bilan, compte de résultat, SIG, ratios, annexe avec tableaux des immobilisations, amortissements et provisions ; génération en masse, dépôt dans la GED du client, envoi pour validation
Cockpit « tous les clients d'un coup » : une ligne par dossier servie page par page par le serveur, colonnes au choix (score de santé sur 100, échéances fiscales et sociales, TVA, clôture, pièces, questions, demandes, relances, banque, impayés, encours, budget, rentabilité, LCB-FT, santé), indicateurs cliquables, filtres combinés, vues enregistrées, export CSV et Excel, clic sur une cellule pour ouvrir le dossier au bon écran
Centre des opérations en masse sur la sélection du cockpit (ou tout le filtre) : chaque traitement du moteur de masse, envoi et relance des lettres de mission, demandes de pièces sur modèle, affectation et étiquettes ; aperçu à blanc dossier par dossier avec le prérequis manquant, exécution par tranches reprise et annulable, rapport et journal
Dossiers récents, recherche par nom ou SIREN, ouverture d'un dossier dans un nouvel onglet ; journal consolidé des mandats avec contrôle d'intégrité
Fiche client exhaustive : groupe et société mère, mandataires sociaux et bénéficiaires effectifs (repris dans la fiche LCB-FT), CFE et mode de dépôt, organismes sociaux et taux AT/MP, type de mission selon les normes, associé signataire, périodicité de tenue, jour limite des pièces, autonomie, outils du client, canal préféré, satisfaction historisée ; registre filtrable et export CSV
Score de santé et de risque de chaque dossier sur 100, chaque point retiré expliqué ; rentabilité de l'exercice (valeur du temps, honoraires facturés, boni ou mali) et alerte de dépassement de budget ; chronologie unifiée du dossier ; jalons de production dérivés de la fiche et planifiés en tâches d'un clic
Palette de commandes Ctrl+K : dossier par nom, SIREN, numéro, étiquette ou responsable, écran, société, et « tva dupont » pour ouvrir un dossier directement sur l'écran voulu, dans le respect du mandat et des droits ; favoris épinglés et récents en pastilles d'un clic (Alt+1 à Alt+9), couleur propre à chaque dossier, section et dernier écran repris à chaque retour dans un dossier
Paramétrage légal propre à chaque dossier client (seuils, taux et dates datés et sourcés) : le cabinet le consulte, et le modifie ou le fait relire par l'IA quand sa mission lui donne l'écriture en comptabilité ou en paie ; le cabinet garde le sien
Essai avec un portefeuille de démonstration : cinq dossiers fictifs au paramétrage varié (SARL, SAS, EURL, SCI, micro-entreprise ; TVA au réel normal, simplifiée, en franchise ou non assujettie ; IS, IR et micro ; clôture décalée ; 0 à 8 salariés) avec comptabilité, paie, TVA et obligations, proposés à l'inscription et supprimables en un clic
Bascule cabinet → dossier client contrôlée par le serveur à chaque ouverture (mandat actif, session, second facteur, abonnement) : voile pendant le chargement, menu remplacé d’un coup par les écrans autorisés, écran en cours conservé ; Espace salarié et administration du dossier fermés au cabinet ; dossiers en lecture seule, bandeau permanent, si l’abonnement du cabinet est coupé
Stockage de chaque dossier mesuré chaque nuit à 2 h (heure de Paris) et comparé au quota de son plan : états normal, 80 %, 90 %, dépassement et levée journalisés, mesure en direct à la connexion et à chaque dépôt de fichier

Les questions posées sur la pièce, pas dans un e-mail

Le cabinet et la société échangent sur l'objet lui-même : une écriture, une opération bancaire, une facture de vente ou d'achat, une note de frais ou une immobilisation porte ses questions, leurs réponses, leurs pièces jointes et leur historique ; la société voit en un écran tout ce qui bloque sa clôture.

« Poser une question » depuis le menu « Action » de la ligne, des deux côtés : le cabinet dans le dossier ouvert de son client, la société dans ses propres écrans ; une pastille signale les pièces qui ont des questions
Statut suivi (en attente de la société, en attente du cabinet, résolue), échéance de réponse, participants, notification de l'autre partie selon ses préférences
Validation demandée par le cabinet (« confirmez la nature de cette dépense »), validée ou refusée par la société avec son commentaire, inscrite à l'historique de la pièce
« Ce qui bloque ma clôture » côté société : questions, validations, pièces et justificatifs demandés, triés par échéance, chacun avec son action directe ; côté cabinet, les questions de tout le portefeuille et leur compteur par dossier
Visibles seulement dans le cadre d'un mandat actif et des droits : missions de la lettre de mission et restrictions de la société côté cabinet, droits du module côté société ; pièces jointes servies par lien signé à durée limitée
Événements « question posée » et « question résolue » disponibles pour vos automatisations

Le mandat, et une lettre de mission signée en ligne

La relation entre le cabinet et la société est un mandat : invitation, acceptation, suspension, résiliation ; la lettre de mission (missions, durée, honoraires, obligations LCB-FT, RGPD) est rédigée, envoyée, puis signée par la société, et le texte signé est figé et scellé par empreinte SHA-256.

Le cabinet invite une société, crée son dossier puis l'invite à le rejoindre, ou reçoit sa demande
Fiche client en étapes, brouillon repris à tout moment : identité contrôlée (SIREN, SIRET, TVA), contacts, fiscal et social, banques, mission, reprise d'un confrère, pièces déposées en lot et rattachées au dossier permanent et à la LCB-FT, check-list d'ouverture, archivage avec conservation de 5 ans
Journal du mandat en ajout seul et chaîné : qui a fait quoi, quand, de quel côté
Modèles de lettre de mission par type de client (IS, IR, micro, BNC, association, SCI, holding) choisis à la création du dossier ; relance automatique d’une lettre non signée à J+7, J+14 et J+30
Lettre de mission et proposition d’honoraires envoyées à la signature électronique : signature interne gratuite (lien personnel, code à usage unique, dossier de preuve) ou compte DocuSign, Yousign, Dropbox Sign ou Universign du cabinet ; à la signature, le mandat et la proposition se mettent à jour et le document signé est archivé avec son empreinte SHA-256
Résiliation sans perte : le dossier reste à la société, ou il est transféré à un autre cabinet avec son historique

Des droits qui suivent la mission

Le droit d'un collaborateur sur un module est le plus bas de trois plafonds : son profil au cabinet (associé, chef de mission, collaborateur, stagiaire, assistant, ou un profil créé par le cabinet), les missions de la lettre de mission (tenue, révision, fiscal, social, paie, juridique, conseil) et la restriction que la société a pu poser ; la société voit cette matrice et peut, par exemple, fermer son commercial ou ses RH.

Portefeuilles personnels : un collaborateur n’ouvre que les dossiers qui lui sont affectés
Droits d’accès par profil pour le cabinet : profils système modifiables ou profils créés, capacités cochées par domaine (dossiers, production, honoraires, conformité, réglages…), niveau par module dans les dossiers clients, profil par membre et par dossier affecté, journal des changements ; on ne délègue jamais plus que ce qu’on détient
Double authentification exigée pour ouvrir un dossier client dès l’abonnement du cabinet activé (recommandée pendant l’essai)
Isolation par dossier : recherches et exports ne portent que sur la société ouverte

Des espaces clients à votre main, des modèles de dossier

Le cabinet choisit ce que chaque société voit : l'ERP complet, un portail simplifié ou une sélection d'écrans — toujours dans la limite de son abonnement ; la société garde la main, car le cabinet configure seulement si elle le lui délègue, ou s'il a créé son dossier, et elle peut reprendre la main à tout moment.

Portail simplifié (tableau de bord, documents, demandes, messages, factures de ventes) ou sélection fine des écrans, réglages par profil d’accès de la société, administrateurs exemptés au choix
Aperçu « voir comme le client » calculé avec le plan et le périmètre réels du dossier ; application à une sélection de dossiers avec un rapport par dossier
Marque du cabinet dans l’espace du client : logo, couleur, message d’accueil, et encarts du tableau de bord (demandes, messages non lus, lettre à signer, envoi de pièces, interlocuteur)
Délégation accordée ou révoquée par la société dans « Mon comptable », tracée à son journal et au journal chaîné du mandat
Modèles de dossier par profil (BIC IS réel normal ou simplifié, BIC IR, BNC, SCI, association, micro, holding) installés en un clic : missions, lettre type, honoraires, espace client, tâches récurrentes, demande de pièces mensuelle et relances, paramètres fiscaux proposés à la société, règles d’automatisation, budget, étiquettes
Modèle choisi à la création du dossier, ou appliqué à un dossier existant après un aperçu détaillé des changements
Paramètres du cabinet : identité, marque, coordonnées de facturation, taux horaire, objectifs (honoraires, heures facturables, taux de réalisation), jours ouvrés et capacité par collaborateur, signature des e-mails, missions et modèle proposés par défaut

Le site web du cabinet : offres, tarifs et missions en ligne

Chaque cabinet et chaque expert-comptable indépendant crée et modifie entièrement son site public, sans prestataire : pré-rempli avec les informations réelles du cabinet, publié à une adresse unique, relié à ses offres d'abonnement et à son pipeline commercial.

Quatre modèles de départ (Classique, Moderne, Proximité, Indépendant) pré-remplis depuis la fiche du cabinet : identité, coordonnées, inscription à l'Ordre, missions, associés
Pages multiples (accueil, offres et tarifs, missions, équipe, contact, pages libres) et 17 types de sections ordonnables par glisser-déposer : bandeau, texte, colonnes, offres, missions et tâches effectuées, chiffres clés, équipe, témoignages, logos, questions, appel à l'action, formulaire, carte, horaires, galerie, rendez-vous, documents
Aperçu en direct identique au site public (ordinateur et mobile), brouillon, publication, historique des versions et restauration
Thème complet : couleurs, polices, arrondis, logo, icône d'onglet ; mentions légales et politique de confidentialité générées depuis la fiche (n° d'Ordre, SIREN, RCP, médiateur) puis modifiables
Offres d'abonnement publiées avec leurs prix, tâches incluses et options, bouton « Souscrire » vers la souscription en ligne
Formulaire de contact protégé (question anti-robot sans service tiers, consentement tracé) : chaque demande devient un prospect du cabinet et avise l'équipe par e-mail
Référencement par page (titre, description, indexation, image de partage), plan du site, Open Graph, données structurées AccountingService ; audience mesurée sans cookie (vues, contacts, clics vers la souscription)

Marque blanche et domaines personnalisés

Vos clients se connectent à un espace à votre nom, sur votre propre domaine : l'écran de connexion, l'en-tête, l'icône, les e-mails et les factures d'honoraires portent la marque du cabinet.

Domaines du cabinet (espace.votre-cabinet.fr pour l'espace client, www.votre-cabinet.fr pour le site) raccordés à l'hébergement de la plateforme, enregistrements DNS exacts fournis, HTTPS émis automatiquement puis contrôlé par une vraie connexion TLS, état revu toutes les 15 minutes jusqu'à l'activation, puis chaque jour
Redirection www ↔ domaine nu, pages légales, conditions de l’espace client, page d’erreur et robots propres à vos domaines ; un domaine non vérifié n’affiche rien d’un cabinet
Écran de connexion à votre marque : logos clair et sombre, couleurs, police, textes, points forts, coordonnées de support ; lien à code « ?marque= » sans domaine
E-mails à vos clients à votre gabarit et à votre nom d’expéditeur, par votre SMTP quand il est activé (repli sur le serveur IRPEA sinon) ; vérification réelle du DNS de votre domaine d’envoi (SPF, DKIM, DMARC)
Application mobile installable au nom du cabinet : nom, icône déclinée (192, 512, maskable, iOS), couleurs, écrans de démarrage, page d’installation guidée avec QR code et invitation des clients ; mention « Propulsé par IRPEA » masquable selon l’offre

Réseaux de cabinets et partenaires experts

Un cabinet anime un réseau de cabinets et chacun décide de ce qu'il partage ; vos avocats, notaires, commissaires aux comptes et banquiers échangent avec vous sur un dossier, dans un espace sécurisé et révocable.

Réseau de cabinets : invitation d'un cabinet inscrit, charte, consentement explicite portée par portée (modèles, indicateurs, benchmark, annuaire), retrait immédiat
Lettres types, check-lists de révision, procédures, questionnaires et grilles tarifaires publiés par la tête de réseau et importés en copie versionnée
Indicateurs consolidés anonymisés sous le secret statistique (3 cabinets au moins, règle de dominance à 85 %), position de chaque cabinet visible de lui seul, jamais de donnée de client
Annuaire des partenaires (avocats, notaires, commissaires aux comptes, banquiers, assureurs…) avec spécialités, mise en relation autour d'un dossier
Espace d'échange du partenaire : lien personnel et code à usage unique, droits limités au dossier (messages, consultation, dépôt), expiration, révocation, journal de chaque accès

La production du cabinet

Les outils du quotidien sont reliés aux données de chaque dossier.

Déclarations de masse : CA3 préparées et contrôlées, acomptes d’IS, liasses, contrôle DSN, recalcul des obligations, ordres de paiement et relances, sur une sélection de dossiers, avec un rapport par dossier
Dépôts en masse par la connexion du cabinet : DSN déposées pour plusieurs dossiers d’un coup, accusés relus chaque matin, une déclaration n’est marquée déposée qu’avec sa référence d’accusé ; CA3 validées en interchange INFENT EDI-TVA et liasses IS en interchange INFENT EDI-TDFC, contrôlés en local (de test tant que l’attestation EDIFICAS de la procédure n’est pas obtenue), CA12 validées en interchange INFENT EDI-TVA sur une période annuelle
Télédéclarations en masse : fichiers TéléTD chiffrés de la DAS2 et de l’IFU pour plusieurs dossiers, un par dossier ou multi-déclarants au nom du cabinet, et fichiers douane (EMEBI, état récapitulatif TVA) émis par le cabinet en tiers déclarant, contrôlés dossier par dossier, archivés dans la GED de chaque dossier et réunis en ZIP ; fiches de report (micro-entrepreneur, 2573, 1447-M, 2036) des dossiers concernés
Production en masse : DAS2 au format DSAL du cahier TD-bilatéral, plaquettes des comptes annuels en PDF, FEC, contrôles de clôture à blanc, rapprochement bancaire automatique, demandes de pièces manquantes et factures d’honoraires du mois, sur une sélection de dossiers
Téléchargement groupé : ZIP par dossier et ZIP de la sélection (états de dépôt TVA et liasse, FEC, comptes annuels, grand livre, balance, DAS2), conservés sept jours dans le stockage du cabinet avec lien signé
Révision : check-lists par cycle, détection automatique d’anomalies dans les écritures, points en suspens et demandes au client
Tâches récurrentes par mission (kanban), saisie des temps, rentabilité par dossier
Pré-contrôle à blanc et planification mensuelle des traitements de masse ; export iCal des échéances
Chronomètre, validation des temps par le chef de mission, modèles de tâches du cabinet et charge par collaborateur
Tableaux de bord client en PDF
Connexions du cabinet mandataire avec les administrations : partenaire EDI (EDI-TVA : interchange INFENT de la CA3 ; EDI-TDFC : interchange INFENT de la liasse IS ; de test tant que l’attestation EDIFICAS de la procédure n’est pas obtenue), DSN machine à machine, Chorus Pro (API PISTE), INSEE, INPI, VIES — secrets scellés côté serveur, test de connexion réel avec preuve (code HTTP, horodatage), statut honnête « généré — dépôt à faire » quand aucun canal agréé n’est configuré
Références déclaratives par dossier (SIE, ROF, SIRET des établissements, régimes, adhésion net-entreprises, Chorus Pro) saisies par dossier, en masse ou par import CSV contrôlé, indicateur « prêt / manque » par organisme ; dépôts idempotents (jamais deux fois la même déclaration) journalisés avec empreinte SHA-256, code HTTP et accusé relu
« Ma journée » : tâches du jour et en retard, échéances à 7 jours, demandes à relancer, pièces reçues, messages non lus et temps saisi face à l’objectif, avec une action par ligne
Bouclage mensuel : pièces, banque rapprochée, écritures, TVA préparée, déposée ou payée, révision et tâches de chaque dossier, cellules cliquables, filtre par collaborateur, export CSV
Échéances traitées depuis le cabinet : obligation marquée déposée (référence, date, pièce) ou non applicable, écrite dans le dossier du client et tracée des deux côtés
Reprise d’un dossier par import du FEC (art. A47 A-1 LPF) : contrôle préalable, aperçu, balance d’ouverture tirée du FEC de l’exercice précédent, réimport sans doublon et annulation d’un import
Campagne de clôture : tous les dossiers dont l’exercice se clôt dans la période, une colonne par étape paramétrable (pièces, inventaire, rapprochements, révision, supervision, liasse, plaquette, validation du client, AG, dépôt), statuts lus automatiquement dans la révision, la supervision et les demandes, échéances légales calculées, tri par urgence, export CSV
Actions de masse de clôture : marquer une étape, créer les tâches de clôture depuis les modèles du cabinet, envoyer la demande de pièces de fin d’exercice avec relances
Plaquette des comptes annuels en PDF à l’identité du cabinet (bilan, compte de résultat, soldes intermédiaires de gestion, ratios, N / N-1, mention « comptes non audités »), calculée par le moteur de la liasse, validée en ligne par le client (horodatage et empreinte du document) ou par signature électronique, ou renvoyée en correction

Le secrétariat juridique annuel de chaque dossier

L'approbation des comptes suit la forme sociale lue dans le dossier du client, et chaque document part des données réelles : identité, exercice, résultat et affectation lus dans la comptabilité.

Agenda juridique du portefeuille : assemblées à tenir dans les six mois de la clôture, dépôts au greffe en retard, export CSV
Formalisme propre à la forme : assemblée générale (SARL), consultation écrite ou acte unanime (SAS selon les statuts), décision de l'associé unique, dépôt valant approbation
Affectation du résultat proposée et expliquée (réserve légale de 5 % jusqu'à 10 % du capital, report à nouveau, dividendes), modifiable et contrôlée
Convocation, projets de résolutions, feuille de présence, procès-verbal ou décision de l'associé unique, rapport de gestion en PDF, avec les modèles personnalisables du cabinet
Approbation par le client dans son espace (signature simple horodatée sur l'empreinte du PDF) ou par signature électronique, la décision signée étant inscrite automatiquement au registre avec sa preuve
Registre des décisions en ajout seul et chaîné, suivi du dépôt au greffe (date, référence) et option de confidentialité documentée
Formalités de l'année (transfert de siège, changement de dirigeant, capital, objet, dissolution…) avec check-list et pièces, et convocations générées en masse
Agenda légal automatique de tout le portefeuille : AG, dépôts des comptes, renouvellement des mandats des dirigeants et des commissaires aux comptes, bénéficiaires effectifs après un mouvement de titres, inscription au calendrier du cabinet et export iCalendar
Formalités au guichet unique : création, modification, cessation, dépôt des comptes annuels et d'actes, pièces et contrôles, récapitulatif du dossier prêt à déposer, dépôt par l'API mandataire de l'INPI avec le compte e-procédures du cabinet et relecture du statut, ou suivi manuel
Opérations sur le capital : cessions avec droits d'enregistrement calculés, augmentations et réductions, report au registre des titres scellé du dossier, table de capitalisation, ordre de mouvement ou acte de cession, procès-verbal et statuts à jour
Création d'entreprise clé en main (SAS, SASU, SARL, EURL, SCI) : questionnaire contrôlé, statuts, liste des souscripteurs, avis de constitution, formalité de création et dossier client ouvert à l'immatriculation

Développement commercial, collecte et pilotage de la production

Du premier contact au dossier signé, puis de la charge de l'équipe à la facturation des travaux en cours : chaque chiffre vient des données saisies dans le cabinet.

Pipeline des prospects sur un kanban (étapes paramétrables, motif de perte obligatoire, activités, prochaines actions) et conversion en mandat en un clic
Propositions d'honoraires construites depuis les missions et la grille de prix du cabinet (ou temps estimé × taux), options, remise, PDF à l'identité du cabinet
Envoi par e-mail avec lien de consultation : ouverture mesurée, acceptation ou refus en ligne par le client, puis mandat et brouillon de lettre de mission
Questionnaires à envoyer aux clients (constructeur, conditions, pièces jointes) et modèles prêts à l’emploi : clôture, organisateur fiscal IR, création d’entreprise, variables de paie
Réponse du client dans son espace, pièces rangées dans ses documents, relances automatiques, et tâches ou points de révision créés selon les réponses
Budgets de mission en heures et honoraires, consommation réelle, alertes à 80 % et 100 %, portefeuille trié par dérive, reconduction depuis le réalisé
Plan de charge hebdomadaire de l'équipe (capacité, tâches estimées, budgets restants) avec réaffectation par glisser-déposer
Encours par dossier, mission et collaborateur avec ancienneté, facturation en un clic, dépréciation ou abandon motivés et tracés
Prélèvement SEPA des honoraires : mandats signés en ligne, échéancier avec pré-notification, remise pain.008.001.08 à déposer en banque, rejets lus dans le retour bancaire, représentation ou relance du client, encaissement rapproché des factures
Tarification dynamique : grille du cabinet par mission et par volume (pièces, écritures, bulletins, salariés, déclarations), volumes réels relevés dans chaque dossier, avenant de lettre de mission en un geste
Rentabilité prédictive : projection de fin d'exercice de chaque dossier, taux de réalisation et boni ou mali projetés, dossiers à renégocier avec argumentaire chiffré
Planification automatique des tâches selon les échéances, le risque du dossier, les compétences, la capacité et les absences, validée puis reprise dans « Ma journée », réaffectation sur absence
Cabinet à plusieurs bureaux : rattachement des collaborateurs et des dossiers, filtre par bureau du cockpit, du portefeuille et du plan de charge, tableau de bord par bureau
Équipe : recrutement et parcours d'intégration, matrice des compétences, formation continue face à l'obligation de l'Ordre, objectifs mesurés, primes et entretiens annuels
Écritures d'un dossier exportées en CSV paramétrable pour les autres logiciels, reprise d'un portefeuille (fiches clients, lettres de mission) avec rapport ligne par ligne

Social et paie de tout le portefeuille

Les variables de paie arrivent des clients chaque mois, les documents RH se génèrent depuis des modèles et les conventions collectives sont suivies : tout se pilote dossier par dossier ou en masse.

Portail des variables de paie : absences, heures, primes, acomptes, entrées et sorties saisis par le client avant le jour limite, commentés, validés en masse et repris par la paie
Contrats et documents RH générés (CDI, CDD à motif légal, temps partiel, avenant, promesse d’embauche, rupture conventionnelle, attestation) avec les clauses de la convention, signés et archivés
Référentiel officiel des conventions collectives (IDCC), grilles de minima par date d’effet et contrôle des salariés sous le minimum après chaque revalorisation
Arrêts de travail : maintien de salaire légal ou conventionnel, subrogation, IJSS attendues et reçues, alertes
Registre unique du personnel, check-lists d’entrée et de sortie, certificat de travail et reçu pour solde de tout compte
Index de l’égalité professionnelle calculé sur les bulletins, fiche de report Egapro, bilan social ; DPAE et DSN des salariés agricoles au format MSA

Vos offres d'abonnement, souscrites et payées en ligne

Le cabinet vend ses missions comme des abonnements : il compose ses offres, ses clients souscrivent en ligne, les factures partent chaque période et l'argent arrive directement sur ses comptes.

Offres forfaitaires ou modulaires : prix mensuel, trimestriel ou annuel avec remise, TVA, frais de mise en place, engagement, préavis, essai gratuit, paliers selon le chiffre d'affaires ou le nombre de factures, bulletins, salariés ou écritures déclarés à la souscription
Options à la carte (paie au bulletin, juridique annuel, prévisionnel, rendez-vous…), tâches incluses reprises des missions et du catalogue d'honoraires, volumes inclus et dépassements de factures, écritures et bulletins mesurés dans le dossier IRPEA du client
Packs prêts à installer (Création, Micro, TPE, PME, Holding), simulation au centime, publication et versions : chaque client garde la version qu'il a souscrite
Souscription en ligne depuis la page publique de souscription du cabinet ou l'espace du client : SIREN contrôlé (format et clé), CGV acceptées, lettre de mission générée puis signée en ligne ou envoyée pour signature, dossier et mandat ouverts, première facture émise dès l'activation
Encaissement par Stripe (compte connecté du cabinet ou sa propre clé : carte et prélèvement SEPA), GoCardless, prélèvement SEPA du cabinet (fichier pain.008) ou virement avec référence RF et rapprochement bancaire proposé ; liens de paiement par facture
Facturation récurrente automatique, relances des impayés, changement d'offre au prorata, suspension, résiliation selon préavis et engagement, codes promo et parrainage
Tableau de bord MRR, ARR, churn, impayés et prévision d'encaissement ; espace « Mon comptable » où le client voit son abonnement, ses factures, paie en ligne, change d'offre ou résilie

Analyses multi-dossiers, comparatifs et consolidation

Le cabinet lit la comptabilité de tout son portefeuille d'un seul geste : un cube d'analyse calculé côté serveur, par lots de dossiers, sur les écritures réelles de chaque société.

Tableau de bord du cabinet : honoraires facturés, encaissés, encours et travaux non facturés, heures saisies et facturables, taux de réalisation, santé du portefeuille, retards, échéances de la semaine, bouclage du mois, par collaborateur et par mission, comparés aux objectifs du cabinet, tendances sur 12 mois
Tableau croisé dynamique : CA, charges par nature, résultat, marge, EBE, trésorerie, BFR, créances, dettes, TVA, masse salariale, effectif, mouvements et soldes, par dossier, étiquette, mission, chef de mission, groupe, code APE, compte, journal, mois, trimestre ou exercice ; comparaison N / N-1 et graphiques
Rapports du cabinet enregistrés et envoyés automatiquement (PDF, CSV) : comptabilité du portefeuille, temps passés et tâches de production, recalculés à chaque envoi selon le portefeuille et les droits du destinataire
Exploration du total au dossier, au compte puis aux écritures, qui ouvrent le dossier sur son journal ; analyses enregistrées, partagées au cabinet, sur période fixe ou glissante ; modèles prêts à l’emploi ; export CSV pour Excel
Comparatifs : marge, EBE, rentabilité, délais clients et fournisseurs, endettement, liquidité, poids de la masse salariale, évolution du CA ; quartiles et médiane du portefeuille, d’une étiquette ou d’un code APE, alertes sur les ratios hors norme, fiche de comparaison imprimable
Consolidation de dossiers d’un même groupe (ANC 2020-01) : périmètres enregistrés, comparaison N / N-1 / N-2 instantanée, vue par société, par compte et des éliminations, simulation d’une méthode ou d’un pourcentage d’intérêt, écarts de réciprocité justifiés et conservés, états consolidés en PDF
Prévisionnels de 3 à 5 ans pour un dossier ou un prospect : reprise de l’exercice N-1 en un clic ou modèles sectoriels, compte de résultat, soldes de gestion, CAF, plan de financement, trésorerie mensuelle, bilan simplifié, tableau d’amortissement des emprunts, IS au taux du registre légal, seuil de rentabilité, scénarios prudent / central / optimiste, suivi budget / réel, PDF à l’identité du cabinet, partage à la société et facturation de la mission
Conseil et nouvelles missions : opportunités détectées sur tout le portefeuille par des règles sourcées (seuils de TVA et de micro, IS, CIR et CII, trésorerie, holding, embauche aidée, aides) avec proposition commerciale créée en un clic, simulateur salaire ou dividendes TNS et assimilé salarié au barème officiel, bilan patrimonial et IFI, évaluation et cession, dossier de financement bancaire ou Bpifrance et suivi des aides, reporting VSME avec bilan carbone simplifié ADEME, trésorerie à 13 semaines avec prévu et réalisé, diagnostic de prévention des difficultés, tableaux de bord publiés dans l’espace du client sans double saisie
Seuls les dossiers du portefeuille du collaborateur, dont la mission ouvre la comptabilité, sont lus ; double authentification exigée

Collaboration et honoraires

La société répond aux demandes de son cabinet en déposant ses pièces (photo, fichier), échange dans des fils rattachés à une écriture, une pièce ou une déclaration, et choisit ses canaux de notification ; le cabinet facture ses honoraires : forfaits de la lettre de mission, missions ponctuelles, temps passé.

Relances automatiques à scénarios paramétrables (demandes et honoraires)
Notifications réglables par type et par canal (application, e-mail, SMS) : l’administrateur du dossier coupe ou impose, par profil d’accès si besoin, chaque utilisateur choisit le reste ; les codes de sécurité ne se coupent jamais
Factures d'honoraires numérotées sans rupture, facturation groupée, avoirs, suivi du recouvrement par ancienneté
Prélèvement SEPA des honoraires (fichier pain.008), factures d’acompte, catalogue de prestations, relevé de compte client
Pièces jointes dans les messages, envoi spontané de pièces par la société, check-lists cochées à la réception, modèles de demandes et demandes récurrentes mensuelles
Abonnement du cabinet en 4 paliers selon le nombre de dossiers clients (Indépendant, Cabinet Essentiel, Cabinet Pro, Cabinet Premium), dossiers et collaborateurs au-delà de l’inclus au tarif dégressif, au prorata des jours ; souscription, changement de palier et factures en ligne (paiement sécurisé par Stripe), quantités mises à jour chaque jour, consommation du mois et simulateur dans l’espace cabinet

Relation client automatisée : e-mails, automatisations et campagnes

Le cabinet écrit à ses clients à son image, déclenche ses rappels tout seul et informe un segment de son portefeuille en quelques clics — chaque envoi respecte les réglages de notification de la société.

Automatisations : un événement du dossier (demande échue, pièce déposée, lettre signée ou non signée à J+n, facture d’honoraires échue à J+n, échéance fiscale à J-n, fin d’exercice, mandat accepté…) ou une date déclenche e-mail au client, e-mail ou notification à l’équipe, tâche, demande de pièces, relance, message ou étiquette
Conditions par dossiers, étiquettes, missions, modèle de dossier, collaborateur, montant ou type d’échéance ; exécution immédiate ou différée, limite anti-spam par dossier, test à blanc sur un vrai dossier, journal d’exécution ; jamais deux fois la même occurrence
42 règles prêtes à l’emploi installées en un clic, avec aperçu de l’e-mail : collecte des pièces, TVA J-5, acompte d’IS, CFE, liasse, DAS2, IFU, variables de paie avant le 20, DSN, embauche et fin de contrat, assemblée d’approbation et dépôt des comptes, relances d’impayé graduées J+15, J+30 et J+45, revue LCB-FT annuelle, questionnaire de clôture et inventaire
Modèles d’e-mails à la marque du cabinet (couleur, signature, coordonnées) avec variables vérifiées et aperçu sur un vrai dossier
« Écrire au client » depuis le portefeuille, la liste des dossiers ou une demande : modèle, pièces jointes déposées dans l’espace du client, envoi immédiat ou programmé, rapport par destinataire
Campagnes à un segment (étiquettes, missions, régime de TVA ou de bénéfices, collaborateur, santé du dossier), envoi par lots avec rapport (envoyés, refusés par la politique du client, désinscrits) et lien de désinscription pour les adresses sans compte

Assistance client, rendez-vous en ligne et procédures

Les questions des clients, les rendez-vous et le savoir-faire du cabinet ont chacun leur outil, relié aux dossiers et à l'équipe.

Assistance : la société pose sa question depuis son espace (catégorie, urgence, pièces jointes, facture ou écriture concernée) ; file du cabinet par statut, affectation au chef de mission, notes internes invisibles du client
Délais de première réponse cibles par urgence réglés par le cabinet, alerte de dépassement à l’équipe, satisfaction notée par le client à la clôture, statistiques (délai moyen, part dans les délais, satisfaction, volume par catégorie et par dossier)
Une question se transforme en tâche de production ou en demande de pièces en un clic
Rendez-vous en ligne : page de réservation par collaborateur ou pour le cabinet (lien public), types de rendez-vous (visio, téléphone, au cabinet) avec questions préalables, créneaux calculés sur les horaires du cabinet et l’agenda de l’équipe
Confirmation par e-mail avec fichier agenda (.ics) et lien pour annuler ou déplacer, rappel la veille, réservation aussi depuis l’espace du client ; compte rendu, tâches de suivi et récapitulatif envoyé au client
Base de procédures et de réponses types : recherche plein texte, catégories, versions comparées et restaurables, réponses types insérées dans l’assistance et dans « Écrire au client », bibliothèque de départ de trente articles (procédures, réponses types, courriers) installée en un clic, sans doublon à la réinstallation

Fidélisation : signatures en masse, satisfaction, coffre-fort, contenus, parrainage

Le cabinet fait signer, mesure la satisfaction, tient les pièces officielles de ses clients à jour et transforme ses clients satisfaits en prescripteurs, depuis le même portefeuille.

Signatures en masse : lettres de mission, comptes annuels, PV d’AG, mandats SEPA, documents RH ou PDF commun envoyés par lot depuis le centre des opérations, relances et expiration réglées, suivi par dossier, document signé archivé dans la GED du client
Enquêtes de satisfaction au standard NPS (0 à 10) : envoi automatique après la validation des comptes, après une mission de conseil ou à périodicité fixe, intervalle minimal entre deux sollicitations, NPS par dossier, collaborateur et bureau, détracteurs signalés avec tâche de rappel, note reportée dans la fiche client
Coffre-fort du client : attestation de vigilance, attestation fiscale, Kbis, avis Sirene, statuts et comptes annuels avec leur fin de validité et des alertes d’expiration ; avis de situation Sirene (INSEE) récupéré automatiquement, statuts et comptes par l’API de l’INPI avec le compte du cabinet ; lien de partage sécurisé, limité dans le temps, révocable et journalisé
Bibliothèque de contenus : fiches pratiques, newsletters et actualités ciblées selon la fiche client (régime de TVA ou d’imposition, forme, secteur NAF, effectif, missions), publiées dans l’espace des sociétés ou envoyées par une campagne
Parrainage : code et lien personnel par client, recommandation reçue comme prospect du pipeline commercial, récompense paramétrable (avoir, remise ou cadeau) due à la signature ou à la première facture, statistiques par parrain

Conformité professionnelle du cabinet

Connaissance client LCB-FT, supervision des travaux et dossier permanent tenus dans le même outil que la production, avec des accès restreints et une trace de chaque étape.

Fiche LCB-FT par dossier : identification de la société, représentants, bénéficiaires effectifs (plus de 25 %), personnes politiquement exposées, pièces demandées au client et rattachées, fiche ouverte avant le mandat par SIREN
Niveau de vigilance (simplifiée, standard, renforcée) calculé par la grille de risque du cabinet, avec justification, historique des évaluations chaîné et prochaine revue selon le niveau
Tableau de bord du portefeuille (niveaux, revues échues, identifications incomplètes, pièces expirées), registre exportable, consultation réservée aux personnes habilitées et journalisée, données d’identité chiffrées
Examen renforcé confidentiel et décision tracée ; option : pas de lettre de mission ni de mandat sans identification complète
Déclaration de soupçon Tracfin préparée par le déclarant désigné (indices, opérations, personnes, faits), figée par empreinte, rubriques prêtes à recopier sur ERMES (téléservice sans API, dépôt manuel), registre confidentiel conservé 5 ans
Archivage à valeur probante selon les exigences NF Z42-013 et ISO 14641, sans certification revendiquée : empreinte SHA-256, horodatage RFC 3161 ou serveur scellé, journal chaîné, durées de conservation légales, gel, élimination contrôlée, restitution au client avec manifeste, attestation d’intégrité
Obligations envers l’Ordre : déclaration annuelle du 31 mars (salariés, indépendance), attestation d’assurance RC, contrôle qualité préparé avec pièces, échantillon et plan d’action ; registre des réclamations avec délais d’accusé et de réponse et médiation
Déontologie : reprises entre confrères (lettre au prédécesseur, honoraires dus, pièces), contrôle des conflits d’intérêts à l’ouverture avec décision motivée, contrats RC et registre des sinistres
Incidents de sécurité : registre, qualification, notification CNIL sous 72 h préparée, information des personnes, étapes NIS 2 ; plan de continuité, tests de restauration à blanc des sauvegardes et exercices
Supervision : le collaborateur prépare, le chef de mission revoit, l’associé valide ; renvois en correction motivés ; programme de contrôle qualité interne sur un échantillon tiré de façon reproductible
Dossier permanent et annuel : check-list par dossier et par exercice, documents du cabinet ou pièces du client, validité et alertes d’expiration, structure type paramétrable
Habilitations des clients : matrice dossiers × accès requis selon les missions (espace pro impots.gouv, EDI-TVA, EDI-TDFC, EFI, net-entreprises, URSSAF, banques et EBICS, Chorus Pro, plateforme agréée), demande au client pas à pas, relances, mandat signé rattaché, alertes d’expiration — sans jamais stocker un identifiant ni un mot de passe
Formation continue de l’équipe : actions, attestations, plan prévisionnel, progression face à l’obligation saisie par le cabinet avec sa source, alertes de retard et relevé par collaborateur

Un espace à la main de chacun

Entreprise, société suivie par un cabinet ou cabinet : l'administrateur du dossier règle l'espace de chaque profil d'accès, chaque utilisateur l'ajuste pour lui-même — sans jamais toucher aux droits.

Menu principal par profil : entrées et groupes masqués, renommés, réordonnés ; chaque utilisateur masque ou réordonne en plus, épingle ses raccourcis
Tableau de bord à widgets branchés sur les données du dossier (chiffre d’affaires, trésorerie, factures en retard, échéances fiscales, tâches, stock, absences, notes de frais, messages du cabinet, portefeuille) : ajout, ordre, taille, disposition par défaut par profil
Actions rapides au choix (créer une facture, un devis, un client, une note de frais…) et page d’accueil choisie par profil ou par utilisateur
Nomenclature du dossier : « Client » devient « Adhérent », « Projet » devient « Chantier » dans les menus, titres et boutons
ERP disponible en anglais : bascule FR / EN dans l’application, écrans, menus et aide traduits, textes dynamiques compris (moteur de modèles)

FAQ

Questions fréquentes

Une autre question ? Consultez la FAQ complète.

Mon client doit-il avoir un abonnement IRPEA ?

Non, le cabinet peut créer le dossier de son client : ce dossier est compté dans l'abonnement du cabinet, au dossier actif ; si la société paie déjà son propre abonnement, son dossier n'est pas compté au cabinet.

La société voit-elle ce que fait son cabinet ?

Oui, elle voit les droits effectifs de chaque rôle du cabinet, peut les restreindre module par module, et chaque action du cabinet dans son dossier figure dans son journal d'audit avec le nom du collaborateur et le contexte.

Que se passe-t-il quand une société change d'expert-comptable ?

Elle résilie le mandat : son dossier et son historique restent chez elle ; elle peut aussi désigner le cabinet repreneur, qui reçoit une demande de mandat, et rien n'est copié ni supprimé.

Un expert-comptable indépendant peut-il l’utiliser seul ?

Oui, avec un socle réduit à un utilisateur, le même portefeuille, la lettre de mission et la facturation des honoraires ; il peut aussi gérer sa propre société comme un dossier de son portefeuille.

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