Conformité RGPD intégrée à l'ERP
La conformité se prouve avec les données elles-mêmes, pas avec un classeur séparé.
Un registre tenu dans un tableur décrit un système sans le contrôler ; dans IRPEA, la conformité s'appuie sur les données réelles : l'effacement demandé par une personne est exécuté dans les fichiers, les durées de conservation sont comparées aux pièces existantes, et chaque consentement laisse une preuve horodatée par le serveur.
Le registre des traitements que réclame un contrôle
Toutes les rubriques de l'article 30 se saisissent, y compris celles qui manquent le plus souvent — et un indicateur de complétude dit, traitement par traitement, ce qui sortirait vide sur le document remis.
- Destinataires des données et transferts hors Union européenne AVEC la garantie invoquée (adéquation, clauses contractuelles types, règles d'entreprise contraignantes)
- Description des mesures de sécurité (art. 30 §1 g), responsables conjoints (art. 26) et intérêt légitime poursuivi quand il fonde le traitement
- Indicateur de complétude par fiche : un traitement incomplet est enregistré, mais signalé
- Export PDF A4 paysage du registre, annexe comprise — le document à présenter en contrôle
Les droits des personnes, exécutés et prouvés
Une demande d'effacement ne change pas un statut : elle produit un plan motivé, l'exécute dans les fichiers et laisse une preuve.
- Vérification d'identité en cas de doute raisonnable (art. 12 §6), qui SUSPEND le délai au lieu de le laisser courir
- Délai d'un mois civil et prorogation de deux mois motivée, notifiée dans le premier mois (art. 12 §3)
- Courrier de réponse motivé (art. 12 §4) portant la réclamation auprès de la CNIL et le recours juridictionnel
- Effacement exécuté fichier par fichier, avec ce qui est CONSERVÉ et pourquoi (une facture reste dix ans : art. L123-22 du code de commerce)
- Les PIÈCES JOINTES partent avec la donnée : CV, justificatifs et documents du dossier salarié sont supprimés du stockage, pas seulement déréférencés — sauf quand la loi impose de garder la pièce, ou quand un autre enregistrement la référence encore
- Compte rendu fichier par fichier : supprimé, conservé avec son fondement, ou non supprimé avec le motif — et la suppression restée en échec se reprend sans tout refaire
- Journal des effacements en ajout seul, sans donnée personnelle en clair : une restauration de sauvegarde ne ressuscite pas une donnée effacée
- Portabilité au format structuré et lisible par machine (JSON, CSV pour les listes) — art. 20
- Chaque utilisateur demande lui-même l'effacement de son compte depuis son profil (onglet Sécurité) : suppression immédiate pendant l'essai, confirmée par un code envoyé par e-mail, de son profil seul ou du dossier entier pour un administrateur ; demande d'effacement inscrite au registre RGPD du dossier, échéance d'un mois, une fois l'abonnement souscrit
Violations de données : 72 heures, et la preuve du raisonnement
Le compte à rebours part de la prise de connaissance, à l'heure près, et la fiche reprend point par point le contenu exigé.
- Contenu de l'article 33 §3 : nature, catégories et nombre approximatif de personnes et d'enregistrements, contact du délégué, conséquences probables, mesures prises
- Notification prête à déposer, en PDF et en JSON
- Registre de l'article 33 §5 : y figurent aussi les violations NON notifiées, avec le motif de cette décision
- Information des personnes concernées en cas de risque élevé (art. 34), en termes clairs, ou motif de dispense
- Notifier, informer et clôturer sont réservés à l'administrateur et au délégué
Consentement : une preuve unique, un retrait qui agit
Quatre écrans (clients, prospects, candidatures, contacts d'e-mailing) alimentent le même registre, au lieu de quatre cases sans mémoire.
- Registre unique : finalité, canal, version du texte présenté, auteur, horodatage demandé au SERVEUR (art. 7 §1)
- Le retrait se propage aux quatre fichiers ; l'octroi ne se propage pas — un consentement donné sur une fiche ne prouve rien pour un autre fichier
- Retrait en un clic par la personne elle-même, sans compte ni mot de passe, depuis le pied de l'e-mail (art. 7 §3)
- Mesure d'ouverture et de clic conditionnée au consentement (art. 82 de la loi 78-17) : éteinte par défaut, aucun traceur posé
- Prospects sans contact depuis 3 ans et candidatures non retenues depuis 2 ans anonymisés de façon irréversible
Durées de conservation et analyses d'impact
Le balayage hebdomadaire compare la durée déclarée au registre et la durée imposée par la loi, puis PROPOSE : aucune donnée personnelle n'est détruite sans décision humaine.
- Trois phases distinguées : base active, archivage intermédiaire, échéance atteinte
- La loi prime sur la finalité : le terme le plus tardif est retenu, et son fondement est cité (art. L123-22 C. com., L3243-4 C. trav., L243-16 CSS, décret 2022-395…)
- Une proposition se valide, se refuse ou se reporte — motif obligatoire pour un refus ou un report, décision imputable et opposable
- Les enregistrements sans durée exploitable sont listés à part, jamais proposés à la destruction
- Analyse d'impact (art. 35) : risques cotés en gravité et vraisemblance, mesures, risque résiduel, avis du délégué, PDF — et la consultation préalable de la CNIL annoncée quand le risque résiduel reste élevé (art. 36)
Traçabilité et sécurité des données personnelles
Savoir qui a consulté le dossier d'une personne fait partie des mesures de l'article 32 — et c'est ce qui permet de lui répondre.
- Journal des accès : consultation, export, impression, avec la personne concernée, l'écran d'origine et l'auteur
- Un export de liste nominative produit UNE ligne qui porte le lot entier, jamais une ligne par personne
- Piste d'audit en ajout seul et chaînée : une ligne écrite ne peut être ni modifiée ni supprimée
- Données personnelles chiffrées en base (AES-256-GCM, clé dérivée PBKDF2)
- Double authentification par application (TOTP) : QR code dessiné dans le navigateur — le secret ne part vers aucun service tiers —, codes de secours à usage unique
- Fin de contrat : suppression totale du dossier (toutes ses tables, documents de la GED, anciennes sauvegardes), puis recompte de ce qui reste consigné dans un rapport ; seule une sauvegarde de sécurité subsiste 30 jours, détruite ensuite automatiquement
Le droit à l'effacement supprime-t-il vraiment les données ?
Oui, et il dit aussi ce qu'il ne supprime pas : le moteur retrouve la personne dans les fichiers du dossier, propose un plan (supprimé, anonymisé, conservé) et l'exécute ; une facture n'est pas effacée, car la loi comptable impose de la conserver dix ans, et ce refus motivé est une réponse valable à la personne.
L'ERP supprime-t-il tout seul les données arrivées à échéance ?
Non, délibérément : le balayage hebdomadaire propose, avec l'échéance, le fondement et ce qu'il adviendrait ; une personne habilitée valide, refuse ou reporte, avec un motif ; une destruction automatique de données personnelles, sans décision imputable, serait contraire à l'obligation de rendre compte de l'article 5 §2.
Pourquoi mes taux d'ouverture d'e-mails sont-ils à zéro ?
Parce que personne n'a encore consenti à la mesure : un pixel de suivi interroge le terminal du destinataire et l'identifie, ce qui relève de l'article 82 de la loi 78-17 et suppose un consentement ; par défaut, aucun traceur n'est posé — ce n'est pas une panne, c'est le réglage conforme.
Y a-t-il une bannière cookies à paramétrer ?
Non, l'application ne dépose que les cookies strictement nécessaires à votre session, pour lesquels aucun consentement n'est exigible ; un écran de paramétrage de bannière a même été retiré parce qu'il décrivait un bandeau qui n'existait pas.
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